Friday, March 29, 2013

Feestweekend met historische evocatie Rupelmonde: Ommegang 500 jaar Mercator.


Als projectcoördinator voor het Mercatorjaar 2012 bood ik organisatorische steun aan 17 kleinere activiteiten en drie grotere activiteiten. Als coördinator lag het niet in mijn stijl om bij elk project de boventoon te gaan voeren en de invulling van mijn rol is dus sterk verschillend geweest van project tot project.

Het project waarop twee voorgangsters hun tanden stukbeten, het helpen realiseren van een historische evocatie te Rupelmonde, vormde in de periode augustus 2011 – juni 2012 voor mij het meest complexe project.  Even mijn aanpak voor dit project in de kijker zetten via mijn
kernactiviteiten als projectcoördinator.


1. Onderzoek & projectontwikkeling.

“Als de mensen en de verenigingen van Rupelmonde dat wensen, dan is het de taak van onze projectcoördinator om hen de ondersteuning te bieden zodat die historische evocatie er komt” besloot André Denys als voorzitter van de vzw Mercator 2012 bij mijn allereerste vergadering in functie. Het was eind augustus 2011, 10 maanden voor de gestelde deadline!
Onderzoek voerde ik extern, door alle mogelijke informatie in te winnen over ‘historische’ optochten in Vlaanderen. Dat bracht me naar Aalst, Brugge, Deinze, Dendermonde, Geraardsbergen, waar ik een staalkaart aan informatie verzamelde waarop we ons organisatorisch en financieel konden baseren.
Projectontwikkeling verliep intern, omdat ik alle mogelijke vertegenwoordigers van het lokale verenigingsleven ontmoette om tot een geschikt ‘kernteam’ te komen dat zich bereid stelde om dit arbeidsintensieve project te trekken én in staat was om het tot een goed einde te brengen. Een kleine gemeente als Kruibeke beschikt niet over de structurele capaciteit om op terug te vallen, dus moest er heel wat vanuit het niets worden 'uitgevonden'. Maar, het enthousiasme en de bereidwilligheid was opvallend groot. 

2. Participatie & procesbegeleiding.
Met Marleen Ryngaert, verantwoordelijke voor het Dorpshuis, beschikte ik over iemand die vanuit Rupelmonde zelf de lokale bevolking en verenigingen permanent kon begeleiden richting realisatie van dit project. Anderen werden naar de werkgroep toegeleid en problemen werden weggemasseerd tot er een hecht, daadkrachtig en creatief team ontstond.

Een droomscenario en begroting werden opgesteld en via de v.z.w. Mercator 2012 werd alles in het werk gesteld om een zo ruim mogelijk budget binnen te halen via subsidies en sponsoring. De begroting werd opgemaakt op basis van budgetten voor andere historische evocaties, verrekend naar de capaciteit voor een kleinere gemeente als Kruibeke.


3. Fondsenwerving.
Ondertussen amper zeven maanden voor deadline, bleef het toch een hele klus om het nodige budget bij elkaar te krijgen. Het was soms een zaak van peddelen tussen plankgas geven en stevig op de rem gaan staan. Maar het project raakte gefinancierd en de betrokken middenstand verklaarde achteraf goede winsten gemaakt te hebben.
4. Communicatie.
De promotie voor dit evenement had sterker gekund, maar hier speelt tijdsgebrek een belangrijke factor. Pas eind april 2012 stond het programma en de sponsors met genoeg zekerheid vast om promotie- en communicatiecampagne op te starten. Amper twee maand voor deadline ver van optimaal en dus werd de kamikaze-marketing niet geschuwd. De uitbater van de windmolens langs de E17 werd bereid gevonden om een gigantisch Mercator 2012-logo mét slagzin op de windturbine te plakken. Ook de steun van Yannic Demeyer speelde een grote rol.
 

No comments:

Post a Comment